Om inhaal- en ondersteuningsprogramma’s te kunnen evalueren, gebruiken wij onder andere data van leerlingvolgsystemen. Dit gebeurt via de terminals van het CBS, waar op veilige wijze, anoniem, analyses zijn te doen. Dit kan als uw school meedoet aan het leergroeiproject van Nationaal Cohortonderzoek Onderwijs (NCO), waar u apart berichten over heeft ontvangen. Bij de daar beschikbare data ontbreekt echter een gegeven wat we voor dit onderzoek wél nodig hebben. Namelijk het gegeven of een leerling heeft deelgenomen aan een ondersteuningsprogramma of niet. Daarom is het voor ons dus noodzakelijk om dit ene aanvullende gegeven bij u als school direct op te vragen. We vragen u dan ook om ons een lijst aan te leveren met daarin enkele gegevens van alleen de leerlingen die op uw school hebben deelgenomen aan een ondersteuningsprogramma, zodat we daarmee binnen NCO kunnen oormerken welke leerlingen aan een inhaal- of ondersteunings-programma hebben deelgenomen.

We hebben van de deelnemers alleen de deze gegevens nodig (we verzoeken u vanuit privacy-oogpunt géén andere gegevens mee te sturen): geslacht, postcode (incl. letters), huisnummer, geboortedatum.

U kunt deze gegevens als volgt versturen:

(1) Als u het niet heeft gedaan, installeer 7-zip (achteraan dit document vindt u een handleiding daarvoor).

(2) Maak een Excelbestand met per deelnemer, in kolom A Geslacht, kolom B Geboortedatum, kolom C Postcode (4 cijfer+2letters) en kolom D huisnummer. Meer gegevens toevoegen is onwenselijk (i.v.m. privacy). Gebruik uw BRIN6 in de naam van het Excelbestand door het ‘Deelnemers <uw BRIN6>’.xlsx te noemen.

(3) Selecteer het Excelbestand, rechtermuisknop, ga naar 7-zip en daarna naar ‘Toevoegen aan archief…’  

(4) Dit opent een nieuw scherm. Hierin kunt u bovenin de naam van het zip-document bepalen en kun u een wachtwoord ingeven (en bevestigen). Klik vervolgens op ok. Dit creëert een bestand dat alleen met het wachtwoord is te openen.

(5) Alleen dit document stuurt u per email naar inhaal.fgb@vu.nl

(6) Vervolgens stuurt u de schoolnaam en het wachtwoord per SMS naar 06-18994041. Zet het wachtwoord nooit in de mail zelf waarin u ook de zip-file meestuurt.

Zowel NCO als de onderzoekers van de VU kunnen uit geen enkele bron dan de scholen achterhalen welke leerlingen meedoen aan de inhaal- en ondersteuningsprogramma’s. Scholen zijn niet gehouden dit te rapporteren aan het ministerie, en er is ook geen manier waarop dit in de gegevens van het CBS kan komen behalve als onze partners bij het Nationaal Cohortonderzoek Onderwijs dit inlezen. Dus om de inhaal- en ondersteuningsprogramma’s goed te kunnen onderzoeken is het wel belangrijk dat de onderzoekers van de VU weten welke leerlingen precies deel hebben genomen aan het programma, zodat ze die leerlingen in de NCO-data kunnen oormerken en de leerlingen die mee hebben gedaan kunnen vergelijken met leerlingen die niet mee hebben gedaan. Daarom wordt er, naast deelname aan het NCO leergroeiproject, gevraagd om (op AVG-proof manier) een lijst naar de VU te sturen van welke leerlingen hebben deelgenomen, zodat zij de koppeling kunnen leggen met de NCO-leergroei data. Het gaat daarbij om een lijst van geboortedatum, geslacht, postcode en huisnummer van deelnemende leerlingen.

Omdat deelname aan het onderzoek een subsidievoorwaarde is, is de grondslag van de gegevensverwerking uw publieke taak als school. U hoeft van de AVG daarom geen toestemming van de ouders te vragen omdat het onderzoek geen bijzondere persoonsgegevens verwerkt en u alleen adres, de geboortedatum en het geslacht van het kind hoeft aan te leveren, waarbij deze gegevens door de onderzoekers zodanig worden gebruikt dat de identiteit van het kind niet herleidbaar is. Het is echter adviseerbaar ouders te verwittigen dat dit gebeurt, en de optie te geven bezwaar te maken. Hieronder vindt u een voorbeeldmail die u zou kunnen sturen.

Geachte ouder,

Uw kind doet mee aan het inhaalprogramma van onze school, de XXX. Dit programma wordt betaald door een subsidie van het ministerie van OC&W. Twee universiteiten (VU en Universiteit Maastricht) evalueren de subsidie voor het ministerie. Als school moeten wij deze universiteiten een lijst gegevens aan het programma leveren. Op die lijst staan het adres, de geboortedatum en het geslacht van uw kind. De universiteiten gebruiken die voor analyses waarin de identiteit van uw kind verborgen blijft (u kunt hier meer lezen over hoe dat gaat). Niettemin kan ik me voorstellen dat u hier bezwaar tegen heeft. Als u liever wilt dat er geen gegevens van uw kind worden doorgegeven, kunt u dat kenbaar maken door te antwoorden op deze mail. We laten dan gegevens van uw kind weg van de lijst.